Sina teed tööd hästi — meie tahame sulle maksta kiiresti ja õigesti. Korrektne arve = kiirem makse. See juhend teeb arve esitamise lihtsaks: kaks kuupäeva peas ja kõik klapib.
Mille vastu kõige sagedamini eksitakse
- Arve saadetakse vales kuupäevas — vt jaotis 1, kaks kuupäeva.
- Periood arvel = kuupool, millal töö tehti, mitte saatmiskuupäev.
- Kulud ja töötunnid ei käi ühel arvel — kulud alati eraldi arvel koos ostudokumendiga.
- Kuluarve real on summa ilma käibemaksuta — 124 € tšekk → arve real 100 €, mitte 124 €.
1. Kõige tähtsam: kaks kuupäeva
Ära loe päevi. Vaata ainult, millal töö sai tehtud, ja saada arve õigel kuupäeval:
| Töö sai tehtud | Arve esitad | Näide (juuli) |
|---|---|---|
| Kuu 1.–15. kuupäeval | sama kuu viimasel päeval | töö 8. juulil → arve 31. juulil |
| Kuu 16.–31. kuupäeval | järgmise kuu 15. kuupäeval | töö 20. juulil → arve 15. augustil |
Boonus: sa ei pea makseaega ise loendama. Pead teadma ainult, kummas kuupooles töö valmis sai — ülejäänu tuleb kuupäevast.
Kolm reeglit, mis siia juurde käivad:
- Kaks arvet kuus ongi normaalne — üks kuu esimese poole, teine teise poole eest. Ära pane tervet kuud ühte suurde arvesse.
- Periood arvel = see kuupool, millal töö tehti (1.–15. või 16.–31.), mitte saatmiskuupäev. Näide: 20. juuli töö saadad 15. augustil, aga periood arvel on 16.–31. juuli.
- Kumba poolde töö kuulub, otsustab töö lõpetamise kuupäev. Kui üht objekti tehti mõlemas kuupooles, läheb see kahele arvele — kummalgi oma poole päevad.
Kui kuu viimane päev või 15. satub nädalavahetusele või pühale, saada järgmisel tööpäeval. Kui arve jõuab meieni paar päeva hiljem, aga on õige kuupäevaga (31. või 15.), on kõik korras.
Ükski arve ei ületa kuupiiri
Üht arvet ei panda kahe eri kuu töid — iga kalendrikuu tööd lähevad oma arvele. Arve perioodiga 20.03–15.04 ei sobi; sellest tuleb kaks arvet: 20.03–31.03 ja 01.04–15.04.
2. Miks see puhver on vajalik?
See ei ole bürokraatia. See on raha reaalsus:
a) Kontrollimine võtab aega. Enne kui saame maksta, peavad tehniku, kontori ja tellija arvestused omavahel klappima. Tööraamatu ülekäimine ja kokkuleppega võrdlemine ei käi ühe päevaga.
b) Meie saame kliendilt raha hiljem, kui sulle maksame. Skyproff maksab tehnikutele kiiremini, kui ta ise raha kätte saab. Aga meil ei ole nii suuri puhvreid, et kõigile pikalt ette maksta. Lisaks viivitavad mõned kliendid: igal aastal on 1–2 klienti, kelle käest ootame raha 4–6 kuud. Selle riski kanname meie — sina saad korrektse arve eest raha 10 päevaga (vt jaotis 8).
Näide — rahaahel (objekt Marja 5):
- 29.06 — töö tehtud
- 05.07 — raport kliendile
- klient akteerib töö (võtab aega)
- alles siis saame kliendile arve teha
- siis 30 päeva ootamist, kuni klient maksab
Ehk Skyproff saab selle töö eest raha alles kuskil augustis. Puhver aitab meil sulle ikkagi õigel ajal maksta.
3. Enne arve saatmist: vastavus ja tööraamat
Arve peab vastama ühele alusdokumendile:
- aktile, VÕI
- eelnevalt saadetud kirjalikule pakkumisele, VÕI
- tööraamatule (kui tööraamat on olemas, peab arve vastama just sellele).
Tööraamatule mittevastavat arvet me vastu ei võta. Paranda tööraamatu vead enne arve saatmist — korrektsust kontrollivad mõlemad pooled.
- Sinu kohustus on tööraamatut kontrollida vähemalt iga kahe nädala tagant.
- Kui märkad puudust: lisa tööraamatusse kommentaar (kuupäev + objekt + mure) ja määra see aadressidele
ceo.skyproff@gmail.comjakontor.skyproff@gmail.com. Kontoril on puuduse lahendamiseks 10 tööpäeva. - Raporteerimata töö ei ole tehtud töö: mis ei ole raportvormis kuupäeva ja kellaajaga kirjas, seda ei saa arveldada (vt 09 - RAPORT VORM ja 07 - Tasustamine).
Lisa kaasa tööraamatu kuvatõmmis
Kuvatõmmis tööraamatust on kiireim viis arve menetlemiseks — ja ainus viis, kuidas tohid tööd arvel ühele reale koondada (vt jaotis 4). Kontor näeb pildilt, millest arve koosneb, ega pea ridu käsitsi kokku viima.
Hea kuvatõmmise neli reeglit:
- Tee see arvutis, mitte telefonis. Telefoni ekraanilt tehtud pilt on nii väike, et numbreid ei loe välja, ja siis on pildist rohkem tüli kui kasu.
- Pildilt peab olema aru saada, mille eest arve on. See on kogu mõte — kontor peab nägema täpselt neid ridu, mis sellel arvel on.
- Piira ära, mis arvele läks. Terve ekraani pilt ei aita, kui arve katab ainult poolt perioodi. Kas lõika (cropi) pilt täpselt nende ridade peale või tõmba jooned/raam ümber ridade, mis sellel arvel on.
- Iga objekt peab pildilt leitav olema. Kui arvel on mitu objekti, peavad kõik nende read pildil näha olema — vajadusel tee mitu pilti.
4. Arve sisu ja read
Sinu ettevõtte andmed arvel: ettevõtte nimi · registrikood · KM-kohustuslase number (kui oled käibemaksukohustuslane) · juriidiline aadress · panga nimi ja IBAN.
Arve sisu:
- Periood peab arvel olema (nt
01.–15.07.2026) — vt jaotis 1. - Kelle töö eest arve on — töö tegija(te) nimed. Kui nimed arvel ei ole, peavad need olema vähemalt e-kirja sisus.
- Iga objekt eraldi reale — selgituses objekti number ja nimetus.
- Hinnamuutus samal objektil → eraldi reale (nt sõidutasu, laotöö, eritasuga tunnitöö).
- Igal real: projekt, kogus, hind, summa. Tunnitööl on kogus töötatud tunnid (ühik
h), tükitööl on kogus1ja hind tükihind. - Tööraamatu järgi tehtud arve puhul võib kuvatõmmisega tööd koondada ühele reale.
Eraldi rida on alati, kui: objekt on erinev · hind samal objektil muutub · tegemist on 50% tasuga tundidega (sõit Tallinnast välja, üldine laotöö) · tegemist on koosolekutega · tegemist on reisi- või lähetustundidega. Kulud lähevad eraldi arvele (jaotis 5).
5. Kulud ja materjal — eraldi arvel
Kulusid ei tohi panna töötundidega samale arvele
Kui oled teinud Skyproffi jaoks oste (materjalid, tööriistad, parkimine, kütus, reisipiletid), vormista nende kohta eraldi arve. Kulud töötasuarve sees ajavad tööraamatu arvestuse sassi ja kuu ei lähe nulli.
- Lisa alati koopia (pilt) originaal-ostudokumendist — kas arvele kopeerituna või e-kirja eraldi manusena. Ilma ostudokumendita kulu ei hüvitata.
- Erinevad ostud eraldi ridadele — nt majutus ei saa olla samal real masina rendiga.
- Summad real ilma käibemaksuta (vt allpool).
- Kuluarvetele kahe kuupäeva reegel EI kehti ja ka 2x kuus piirang ei kehti — see on Skyproffi enda kulu, mitte kliendi maksega seotud. Saada niipea, kui originaal-ostudokument on olemas.
- Kuluarve e-kirja pealkirja pane ka kulu sisu, nt
Arve 26.09-012 — kütus, projekt 26309.
Käibemaks kuluarvel — arve reale läheb summa ILMA käibemaksuta
Kui esitad kulu oma firma alt ja oled käibemaksukohustuslane, pane arve reale tšeki summa ilma käibemaksuta. Käibemaks lisandub arve lõpus niikuinii — kui paned reale tšeki kogusumma, maksab Skyproff käibemaksu kaks korda.
Näide: tšekk on 124 €.
| Arve rida | Käibemaks 24% | Arve kokku | |
|---|---|---|---|
| ✅ Õige | 100 € | 24 € | 124 € — täpselt nii palju, kui sa ise maksid |
| ❌ Vale | 124 € | 29,76 € | 153,76 € — 29,76 € liiga palju |
Arvuta nii: tšeki summa ÷ 1,24 = arve rea summa (124 ÷ 1,24 = 100).
Kui tšekil käibemaksu ei ole (müüja ei ole käibemaksukohustuslane või teenus on maksuvaba — nt osa linnaparkimisest), siis on tšeki summa juba „ilma käibemaksuta" summa ja see läheb arvele muutmata kujul. Vaata alati tšekki — ära jaga pimesi 1,24-ga.
Kui sa ise ei ole käibemaksukohustuslane, kirjuta arvele tšeki summa ja käibemaksu ei lisa.
Lihtsam viis: osta Skyproffi nimele ja maksa oma kaardiga. Siis ei ole arvet üldse vaja: saada tšekist pilt objekti vestlusesse koos selgitusega ja lausega „Palun kompenseerida + nimi + IBAN" — kontor kompenseerib kulu sulle otse (vt 16 - Kuludokumendi ja käsitlemine). Nii ei pea sa ka käibemaksuga jändama.
6. Mis aeg kuidas tasustatakse
| Tegevus | Tasu | Kuidas märkida |
|---|---|---|
| Kõik konkreetse objektiga seotud tegevused | 100% | objekti projekti nr |
| Hindamine objektil kohapeal | 100% | projekt nr 44; raportvormi kommentaari kirjuta, kus käisid |
| Sõiduaeg Tallinnast väljas asuvale objektile (pikem sõit) | 50% tunnitööl; tükitööl fikseeritud sõidutasu eelarves | eraldi rida arvel |
| Sõit Tallinna sees — objektile ja objektide vahel | tasustamata | — |
| Üldine laotöö, mis ei ole ühegi objektiga seotud (laos aitamine, remont, laoakende pesu) | 50% | eraldi rida arvel |
| Koosolekud ja sissejuhatav koolitus (kõned) | fikseeritud koosolekutasu — personaalne summa, mitte protsent tunnihinnast | raportvormis valik „Koosolek"; eraldi rida arvel |
| Muud koolitused | oma taskust — oskused ja väärtus jäävad sulle; erikokkulepe tegevjuhiga 1:1 | — |
| Treeningpäevad | tasustamata | — |
Miks sõiduaja eest ei maksta täishinda
Sõidu eest me ei küsi Tellijalt täishinda, seega ei saa seda ka meeskonnale täishinnaga maksta — see osa tuleks otse Skyproffi kahjumist. Sama loogika kehtib mõlemal tasustamisviisil: tunnitööl 50%, tükitööl fikseeritud sõidutasu eelarves.
Tallinna-sisene sõit ei ole tasustatud — ei objektile sõit ega objektide vaheline liikumine. Tasustatud on ainult pikem sõit Tallinnast välja.
Koosolekutasu
Koosolekute tasu ei ole protsent sinu tunnihinnast — igaühel on fikseeritud koosolekutasu, mis on kirjas sinu tasukokkuleppes. Raportvormis märgi koosolek valikuga „Koosolek" (mitte „Tunnitöö"). Sama tasu kehtib sissejuhatavale koolitusele (kõned). Kui sa oma koosolekutasu ei tea, küsi Mihklilt.
7. Arve saatmine
- Aadress: skyproff@skyproff.ee
- Iga arve eraldi e-kirjaga. Mitut arvet ühte kirja ei panda.
- E-kirja pealkirjas: arve number + periood (kulude kompensatsiooni puhul märgi see ka pealkirja). Näide:
Arve 26.09-014, periood 01.–15.09.2026, projektid 26298 ja 26303. - Manused: arve PDF-ina (faili nimi
Arve 0001, kus 0001 on arve number), tööraamatu kuvatõmmis (vt jaotis 3) ning kuluarve puhul ostudokumendid. - Formaat: kopeeritav PDF — mitte pilt ega skann. Kaitstud PDF ei sobi (andmeid ei saa kopeerida). Word ja Excel ei sobi, sest andmeid saab muuta — see ei ole sulle endale turvaline.
- Nummerdamine: aasta.kuu-järjekorranumber aastas, nt
26.07-001,26.07-002,26.09-003. Muutuvad viimased numbrid; ära alusta iga kuu algusest nullist.
8. Millal sina raha kätte saad
Skyproff maksab korrektse arve välja 10 päeva jooksul. Puhver ei tähenda pikka ootamist — see on ainult lühike kontrollaeg. Kui arve on juhendi järgi korras, liigub raha kiiresti.
Pane arvele maksetähtaeg vähemalt 10 päeva (soovitatavalt 14), et arve ei näeks meieni jõudes juba üle tähtaja olevat. Lühema tähtajaga arve palume ümber teha.
Kui arve vajab parandust
Vaatame arve üle 5 tööpäeva jooksul. Edasi oleneb vea suurusest:
| Olukord | Mis juhtub | Sinu makseaeg |
|---|---|---|
| Väike viga (kirjaviga, vale objektinumber) | Parandame kokkuleppel ise | jookseb edasi, kella ei nullita |
| Sisuline mittevastavus (vale summa või kogus, tööraamatuga ei klapi) | Lükkame arve tagasi, palume parandatud arve | uus — 10 päeva algab korrektsest arvest |
| Viga oli meiepoolses tööraamatus | Parandame | jookseb algsest arvest, kella ei nullita |
Seepärast tasub tööraamat kohe korda teha — nii ei pea arvet üldse ümber tegema.
9. Kaks läbitöötatud näidet
Näide A — tegid tööd juulis kahel korral:
-
- juuli töö → arve 31. juulil, periood 1.–15. juuli
-
- juuli töö → arve 15. augustil, periood 16.–31. juuli
Nii tekivadki kaks arvet — üks juuli esimese poole, teine teise poole eest.
Näide B — tegid tööd ainult 25. juulil:
- Töö oli 16.–31. vahemikus → arve 15. augustil, periood 16.–31. juuli.
- Juulis sa selle eest arvet veel ei saada — ootad 15. augustini.
10. Skyproffi andmed
| Ettevõte | Skyproff OÜ |
| Registrikood | 12186955 |
| KM-kohustuslase number | EE101492698 |
| Aadress | Lina 5, Tallinn 10314 |
| E-post arvetele | skyproff@skyproff.ee |
| Telefon | +372 5850 2424 |
| Pank | LHV, IBAN EE427700771001037987 |
Abimaterjalid
- 🎥 Videojuhend (Loom) — samm-sammult ülevaade arvete esitamisest
- 📊 Slaidiesitlus (Google Slides) — arvete esitamise juhend slaididena
- 🧾 Arve põhjad: lihtsam · põhjalikum
Kontroll-leht enne saatmist
- Arve saadetakse õigel kuupäeval — kuu viimane päev (töö 1.–15.) või 15. (töö 16.–31.)
- Periood arvel = kuupool, millal töö tehti (mitte saatmiskuupäev)
- Ükski arve ei ületa kuupiiri (kahe eri kuu tööd pole koos)
- Arve vastab aktile / pakkumisele / tööraamatule
- Tööraamat kontrollitud, puudused kommentaariga märgitud
- Tööraamatu kuvatõmmis kaasas — arvutis tehtud, cropitud või joontega piiratud
- Iga objekt eraldi real (nr + nimetus), hinnamuutused eraldi real, tükitööl kogus 1
- Töö tegija(te) nimed arvel või e-kirjas
- Kulud eraldi arvel + originaaldokumendi koopia, erinevad ostud eraldi ridadel
- Kuluarve real on tšeki summa ilma käibemaksuta (124 € tšekk → 100 € rida)
- Maksetähtaeg vähemalt 10 päeva (soovitatavalt 14)
- Sinu ettevõtte andmed (nimi, registrikood, KMKR, aadress, pank, IBAN) on arvel
- Iga arve eraldi e-kirjaga, pealkirjas arve nr + periood
- Kopeeritav PDF (mitte pilt ega skann)
- Saadetud aadressile skyproff@skyproff.ee
Aitäh, et teed asjad korralikult ära — see hoiab raha liikumas ja aitab meil sulle õigel ajal maksta. Küsimuste korral pöördu julgelt kontori poole!